Persönliche Daten und Unterlagen für Unternehmensgründung

Persönliche Daten und Unterlagen für Unternehmensgründung, Besteuerung und Vertragsabschluss in Ungarn

Was ist gültig, was nicht – und wann ist eine Übersetzung erforderlich?

Im ungarischen Rechtssystem ist einer der wichtigsten, jedoch oft unterschätzten Bereiche des Unternehmensbetriebs der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten und Unterlagen. Bei ausländischen Gesellschaftern, Geschäftsführern oder internationalen Vertragspartnern kommt es besonders häufig vor, dass eine Unternehmensgründung oder ein steuerliches Verfahren nicht an wirtschaftlichen Fragen scheitert, sondern an formalen Mängeln.

Die ungarischen Behörden arbeiten grundsätzlich dokumenten– und formorientiert. Das bedeutet: Neben der inhaltlichen Richtigkeit spielt es eine zentrale Rolle, ob die Daten in den erforderlichen Unterlagen präzise, konsistent und in der passenden Sprache erscheinen. Schon eine kleine Abweichung – etwa eine anders geschriebene Namensform oder eine unzureichende Übersetzung – kann leicht zu einer Ablehnung oder zu erheblichen Verzögerungen führen.

Dieser Überblick zeigt, welche personenbezogenen Daten und Dokumente nach ungarischem Recht erforderlich sind, was Behörden typischerweise akzeptieren und wann eine beglaubigte Übersetzung oder zusätzliche Beglaubigung notwendig ist.

Die Grundlogik des ungarischen Rechts– und Verwaltungsumfelds

Ungarische behördliche und gesellschaftsrechtliche Verfahren beruhen auf zwei Grundprinzipien: formale Compliance und eindeutige Identifizierbarkeit.

Formale Compliance bedeutet, dass Unterlagen die gesetzlichen Anforderungen exakt erfüllen müssen. Es genügt nicht, wenn ein Dokument „inhaltlich“ korrekt ist: Die richtige Sprache, die erforderliche Beglaubigung, die notwendigen Daten und die formalen Kriterien sind gleichermaßen relevant.

Das Prinzip der eindeutigen Identifizierbarkeit bedeutet, dass Behörden eine Person oder ein Unternehmen in jedem Fall zweifelsfrei identifizieren müssen. Deshalb können folgende Punkte erhebliche Probleme verursachen:

• unterschiedliche Namensschreibweisen in verschiedenen Dokumenten,
• unvollständige personenbezogene Daten,
• Verwendung von Abkürzungen oder Spitznamen,
• nicht übereinstimmende Adress- oder Geburtsdaten.

Das System ist daher nicht unbedingt kompliziert, aber sehr konsequent: Die Daten müssen überall in derselben Form erscheinen.

Welche personenbezogenen Daten sind für die Unternehmensgründung erforderlich?

Bei der Unternehmensgründung in Ungarn sind detaillierte personenbezogene Daten von Gesellschaftern, Geschäftsführern und wirtschaftlich Berechtigten erforderlich.

Die wichtigsten Daten sind typischerweise:

• vollständiger Name gemäß Reisepass oder Personalausweis,
• Geburtsname,
• Geburtsort und Geburtsdatum,
• Geburtsname der Mutter,
• Wohnanschrift,
• Staatsangehörigkeit,
• Angaben zum Ausweisdokument.

Bei ungarischen Staatsbürgern kommen in der Regel die Nummer des Personalausweises, die Adresskarte sowie die Steuernummer hinzu. Bei ausländischen Personen ist der Reisepass das wichtigste Identifikationsdokument; in bestimmten Fällen muss außerdem eine ungarische Steueridentifikationsnummer beantragt werden.

Wichtig ist, dass die personenbezogenen Daten in allen Dokumenten exakt in derselben Form erscheinen. Wenn z. B. in einem Dokument ein Zweitname angegeben ist, in einem anderen jedoch nicht, kann dies Rückfragen der Behörden auslösen.

Welche Ausweisdokumente werden akzeptiert?

Für die Identifizierung akzeptieren ungarische Behörden in der Regel offizielle, staatlich ausgestellte Ausweisdokumente.

Für ausländische Personen ist die sicherste Lösung:

• ein gültiger Reisepass.

Für EU-Bürger ist auch:

• der nationale Personalausweis akzeptabel.

Dagegen sind folgende Dokumente meist nicht als primäre Identifikation geeignet:

• Führerschein,
• Studentenausweis,
• abgelaufene Dokumente,
• nicht-offizielle Identifikationsnachweise.

Für die Behörden ist entscheidend, dass das Dokument:

• gültig ist,
• klar lesbare Daten enthält,
• und die Person eindeutig identifiziert.

Die Rolle des Adressnachweises

In vielen Verfahren ist auch ein Adressnachweis erforderlich – insbesondere aus steuerlichen oder geldwäscherechtlichen Gründen.

In der Regel akzeptiert werden:

• Versorgungsrechnung (Strom/Gas/Wasser etc.),
• Kontoauszug,
• amtliche Meldebestätigung,
• Aufenthaltstitel.

Die wichtigsten Anforderungen sind, dass das Dokument:

• nicht älter als drei Monate ist,
• den vollständigen Namen enthält,
• und die Adresse eindeutig ausweist.

Sprache: Wann werden fremdsprachige Dokumente akzeptiert?

Die Amtssprache der ungarischen Verwaltung ist Ungarisch. Das bedeutet: Grundsätzlich sind in behördlichen Verfahren ungarischsprachige Unterlagen erforderlich.

In der Praxis ist das System jedoch flexibler. Englischsprachige Dokumente werden häufig akzeptiert, insbesondere wenn ihr Inhalt eindeutig ist. Typische Beispiele:

• Reisepass,
• Handelsregisterauszug (in englischer Sprache),
• Kontoauszug,
• mehrsprachige amtliche Urkunden.

Wichtig ist jedoch: Das ist kein automatisches Recht, sondern eine praktische Erleichterung. Wenn ein Dokument für das Verfahren zentral ist, kann die Behörde jederzeit eine ungarische Übersetzung verlangen.

Wann ist eine Übersetzung zwingend erforderlich?

Eine beglaubigte Übersetzung ist in der Regel erforderlich, wenn:

• das Dokument nicht auf Ungarisch oder Englisch ist,
• die Behörde den Inhalt nicht eindeutig interpretieren kann,
• das Dokument für ein rechtliches oder steuerliches Verfahren entscheidend ist.

Typische Beispiele:

• ausländischer Handelsregisterauszug,
• Gesellschaftsvertrag/Satzung,
• Vollmacht,
• gerichtliche oder behördliche Dokumente.

Welche Übersetzungen werden akzeptiert?

Ungarische Behörden akzeptieren grundsätzlich nur beglaubigte Übersetzungen.

Dazu zählen:

• Übersetzungen durch OFFI (Ungarisches Amt für Übersetzungen und Beglaubigungen),
• Übersetzungen durch ein beglaubigtes Übersetzungsbüro,
• in bestimmten Fällen Übersetzungen, die durch einen ungarischen Rechtsanwalt beglaubigt wurden.

Nicht akzeptiert werden:

• selbst angefertigte Übersetzungen,
• automatische Übersetzungen,
• nicht beglaubigte Versionen.

Apostille und Überbeglaubigung

Wenn ein Dokument aus dem Ausland stammt, ist häufig eine zusätzliche Beglaubigung erforderlich.

Eine Apostille ist in der Regel notwendig, wenn:

• das Dokument aus einem Land außerhalb der EU stammt,
• und in einem ungarischen Verfahren verwendet werden soll.

Das betrifft z. B.:

• Vollmachten,
• ausländische Gesellschaftsdokumente,
• amtliche Bescheinigungen.

Ist das ausstellende Land kein Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens, ist stattdessen eine konsularische Legalisation erforderlich.

Vertragssprache in Ungarn

Ein Grundsatz des ungarischen Zivilrechts ist die Vertragsfreiheit, einschließlich der freien Wahl der Vertragssprache. Ein Vertrag kann daher vollständig in:

• Englisch,
• Deutsch,
• oder jeder anderen Sprache

abgeschlossen werden.

Probleme entstehen typischerweise erst, wenn der Vertrag vor einer Behörde oder einem Gericht verwendet werden muss. In solchen Fällen kann eine ungarische Übersetzung erforderlich sein.

Deshalb werden in der Praxis häufig zweisprachige Verträge verwendet, die sowohl eine ungarische als auch eine englische Version enthalten. In diesen Verträgen wird üblicherweise festgelegt, welche Sprachfassung im Streitfall maßgeblich ist.

Sprache der Buchhaltungs– und Steuerunterlagen

Nach den ungarischen Rechnungslegungsvorschriften muss die Buchhaltung für die Behörden verständlich sein. Das bedeutet nicht zwingend, dass jedes Dokument auf Ungarisch vorliegen muss – jedoch muss es im Bedarfsfall in ungarischer Sprache verfügbar sein.

Eine fremdsprachige Rechnung ist meist akzeptabel, wenn:

• ihr Inhalt eindeutig ist,
• der Buchhalter sie korrekt erfassen kann.

Im Rahmen einer Steuerprüfung kann die NAV (ungarische Steuerbehörde) jedoch eine ungarische Übersetzung verlangen.

Häufige Fehler in der Praxis

Die meisten Verzögerungen oder Ablehnungen beruhen nicht auf komplexen Rechtsfragen, sondern auf formalen Fehlern. Häufige Probleme sind:

• unterschiedliche Namensschreibweisen in Dokumenten,
• abgelaufener Reisepass,
• nicht beglaubigte Vollmacht,
• fehlende Apostille,
• ungeeignete Übersetzung.

Praktische Hinweise für ausländische Unternehmer

Die meisten Probleme lassen sich mit wenigen einfachen Regeln vermeiden:

• immer den Namen exakt wie im Reisepass verwenden,
• in allen Dokumenten identische Daten angeben,
• soweit möglich englischsprachige Dokumente verwenden,
• bei Vollmachten die Apostille beschaffen (wenn erforderlich),
• bei Bedarf beglaubigte Übersetzungen erstellen lassen.

Viele Schwierigkeiten lassen sich durch eine saubere Vorbereitung im Vorfeld vermeiden.

Das ungarische Rechts- und Steuersystem ist formal streng, aber gut kalkulierbar. Sind personenbezogene Daten und Unterlagen korrekt vorbereitet, verlaufen Unternehmensgründung und laufender Betrieb in der Regel schnell und reibungslos.

Die meisten Probleme ergeben sich nicht aus komplizierten Gesetzen, sondern aus inkonsistenten Daten, fehlenden Übersetzungen oder unzureichender Beglaubigung.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation kann bereits zu Beginn des Prozesses erheblich Zeit und Kosten sparen.