Datos personales necesarios para la constitución de una empresa

Datos personales necesarios para la constitución de una empresa, la fiscalidad y la celebración de contratos en Hungría

¿Qué es válido, qué no, y cuándo se requiere traducción?

En el sistema jurídico húngaro, uno de los aspectos más importantes y aun así a menudo subestimado del funcionamiento de las empresas es la correcta gestión de los datos personales y de la documentación. En el caso de socios extranjeros, administradores o partes contractuales internacionales, es especialmente frecuente que un proceso de constitución de empresa o un trámite fiscal no se atasque por cuestiones económicas, sino por deficiencias formales.

Las autoridades húngaras operan, en términos generales, un sistema orientado a la documentación y a los requisitos formales. Esto significa que, además de la corrección sustantiva, cobra especial importancia que los datos aparezcan en los documentos requeridos de forma precisa, coherente y en el idioma adecuado. Incluso una discrepancia menor —por ejemplo, un nombre escrito de forma distinta o una traducción inadecuada— puede conducir fácilmente a una denegación o a retrasos significativos.

Este resumen explica qué datos personales y documentos son necesarios conforme al ordenamiento jurídico húngaro, qué aceptan las autoridades y cuándo se requiere una traducción jurada/certificada o una autenticación adicional.

La lógica básica del entorno jurídico húngaro

Los procedimientos administrativos y societarios en Hungría se basan en dos principios: el cumplimiento formal y la identificación inequívoca.

El cumplimiento formal significa que los documentos deben ajustarse con exactitud a los requisitos legales. No basta con que un documento sea “correcto” en cuanto al contenido: el idioma adecuado, la certificación correspondiente, los datos requeridos y los requisitos formales son igualmente relevantes.

El principio de identificación inequívoca implica que las autoridades deben poder identificar a la persona o a la empresa sin ninguna duda. Por ello, pueden generar problemas importantes los siguientes casos:

• diferentes formas de escribir el nombre en documentos distintos,
• datos personales incompletos,
• uso de abreviaturas o apodos,
• discrepancias en direcciones o datos de nacimiento.

Por tanto, el sistema no es necesariamente complejo, pero sí muy coherente: los mismos datos deben figurar de la misma forma en todas partes.

¿Qué datos personales se requieren para constituir una empresa?

Durante la Constitución de sociedades en Hungría, se requieren datos personales detallados de los socios, administradores y beneficiarios efectivos.

Los datos más importantes suelen incluir:

• nombre completo según pasaporte o documento de identidad,
• nombre de nacimiento,
• lugar y fecha de nacimiento,
• nombre de soltera de la madre,
• domicilio,
• nacionalidad,
• datos del documento identificativo.

En el caso de ciudadanos húngaros, normalmente se añaden el número de documento de identidad, la tarjeta de domicilio y el número de identificación fiscal. En el caso de personas extranjeras, el pasaporte es el documento principal de identificación y, en determinados casos, también es necesario obtener un número de identificación fiscal húngaro.

Es importante que los datos personales aparezcan exactamente en el mismo formato en todos los documentos. Por ejemplo, si en un documento figura un segundo nombre y en otro no, esto puede generar preguntas por parte de las autoridades.

¿Qué documentos de identidad se aceptan?

Para la identificación personal, las autoridades húngaras suelen aceptar documentos oficiales emitidos por un Estado.

Para personas extranjeras, la opción más segura es:

• un pasaporte válido.

Para ciudadanos de la UE:

• también es aceptable el documento nacional de identidad.

En cambio, los siguientes documentos normalmente no son adecuados como identificación principal:

• permiso de conducir,
• carné de estudiante,
• documentos caducados,
• identificaciones no oficiales.

Para las autoridades es importante que el documento:

• esté vigente,
• contenga datos claramente legibles,
• e identifique de manera inequívoca a la persona.

El papel del justificante de domicilio

En numerosos procedimientos también se requiere acreditar el domicilio, especialmente por motivos fiscales o de prevención del blanqueo de capitales.

Suelen aceptarse:

• factura de suministros (agua, luz, gas, etc.),
• extracto bancario,
• certificado oficial de residencia/domicilio,
• permiso de residencia.

El requisito principal es que el documento:

• no tenga más de tres meses,
• incluya el nombre completo,
• y muestre claramente el domicilio.

La cuestión del idioma: ¿cuándo se aceptan documentos en lengua extranjera?

El idioma oficial de la administración húngara es el húngaro. Esto significa que, en principio, los documentos presentados en procedimientos oficiales deben estar en húngaro.

Sin embargo, en la práctica el sistema es más flexible. En muchos casos se aceptan documentos en inglés, especialmente cuando su contenido es claro. Por ejemplo:

• pasaporte,
• extracto de registro mercantil en inglés,
• extracto bancario,
• documentos oficiales multilingües.

No obstante, es importante entender que esto no es un derecho automático, sino una facilidad práctica. Si un documento es central para el procedimiento, la autoridad puede requerir en cualquier momento una traducción al húngaro.

¿Cuándo es obligatoria la traducción?

Por lo general, se requiere una traducción jurada/certificada cuando:

• el documento no está en húngaro ni en inglés,
• la autoridad no puede interpretarlo con claridad,
• el documento es clave en un procedimiento legal o fiscal.

Ejemplos típicos:

• extracto de registro mercantil extranjero,
• escritura/estatutos de constitución,
• poder de representación (power of attorney),
• documentos judiciales o administrativos.

¿Qué tipo de traducción se acepta?

Las autoridades húngaras generalmente aceptan solo traducciones certificadas.

Se consideran aceptables:

• traducciones realizadas por OFFI (Oficina Nacional Húngara de Traducción y Certificación),
• traducciones realizadas por agencias de traducción certificadas,
• en determinados casos, traducciones certificadas por un abogado húngaro.

No se aceptan:

• traducciones realizadas por uno mismo,
• traducciones automáticas,
• versiones no certificadas.

Apostilla y legalización

Si un documento procede del extranjero, a menudo se requiere una autenticación adicional.

Por lo general, se necesita apostilla cuando:

• el documento proviene de un país fuera de la Unión Europea,
• y se va a utilizar en un procedimiento en Hungría.

Esto es frecuente, por ejemplo, en:

• poderes de representación,
• documentos societarios extranjeros,
• certificados oficiales.

Si el país emisor no es parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla, se requiere legalización consular.

El idioma de los contratos en Hungría

Un principio del derecho civil húngaro es que las partes pueden acordar libremente el idioma del contrato. Esto significa que un contrato puede estar íntegramente en:

• inglés,
• alemán,
• o cualquier otro idioma.

Los problemas suelen surgir cuando el contrato debe presentarse ante una autoridad o un tribunal. En esos casos, puede ser necesaria una traducción al húngaro.

Por ello, es habitual utilizar contratos bilingües, donde conviven la versión en húngaro y la versión en inglés. En estos contratos suele incluirse una cláusula que determina qué idioma prevalece en caso de disputa.

Idioma de la documentación contable y fiscal

Según la normativa contable húngara, la contabilidad debe ser comprensible para las autoridades.

Esto no significa necesariamente que todos los documentos deban estar en húngaro, pero sí que, si se solicita, deben poder presentarse en húngaro.

Una factura en lengua extranjera suele ser aceptable si:

• su contenido es claro,
• el contable puede registrarla correctamente.

Sin embargo, en caso de inspección fiscal, la NAV (autoridad tributaria húngara) puede solicitar una traducción al húngaro.

Errores frecuentes en la práctica

La mayoría de los retrasos o rechazos no se deben a interpretaciones jurídicas complejas, sino a errores formales. Entre los problemas más comunes:

• distintas grafías del nombre en documentos diferentes,
• pasaporte caducado,
• poder no certificado,
• falta de apostilla,
• traducción inadecuada.

Consejos prácticos para emprendedores extranjeros

La mayoría de los problemas puede evitarse con unas reglas sencillas:

• utilizar siempre el nombre exactamente como figura en el pasaporte,
• asegurar que los datos sean idénticos en todos los documentos,
• usar documentos en inglés cuando sea posible,
• obtener apostilla para los poderes cuando sea necesario,
• encargar traducciones certificadas cuando corresponda.

Muchas dificultades se pueden prevenir con una preparación adecuada.

El sistema jurídico y fiscal húngaro es formalmente estricto, pero muy predecible. Si los datos personales y la documentación están correctamente preparados, la constitución y el funcionamiento de la empresa suelen ser rápidos y fluidos.

La mayoría de los problemas no proviene de la complejidad de las leyes, sino de datos incoherentes, falta de traducciones o autenticaciones insuficientes.

Una documentación correcta desde el inicio puede ahorrar tiempo y costes significativos a los emprendedores.