A cégalapításhoz, adózáshoz, szerződésekhez szükséges személyes adatok

A cégalapításhoz, adózáshoz és szerződéskötéshez szükséges személyes adatok Magyarországon

Mi érvényes, mi nem, és mikor kell fordítás?

A magyar jogrendszerben a vállalkozások működésének egyik legfontosabb, mégis gyakran alábecsült területe a megfelelő személyes adatok és dokumentumok kezelése. Külföldi tulajdonosok, ügyvezetők vagy nemzetközi szerződéses partnerek esetén különösen gyakori, hogy egy cégalapítás vagy adóügyi eljárás nem a gazdasági kérdéseken, hanem a formai hiányosságokon csúszik el.

A magyar hatóságok alapvetően dokumentum– és formaorientált rendszert működtetnek. Ez azt jelenti, hogy a tartalmi helyesség mellett kiemelt szerepe van annak, hogy az adatok pontosan, következetesen és megfelelő nyelven jelenjenek meg a szükséges iratokban. Egy apró eltérés például egy másképp írt név vagy egy nem megfelelő fordítás könnyen vezethet elutasításhoz vagy jelentős késedelemhez.

Ez az összefoglaló bemutatja, hogy a magyar jogrendben milyen személyes adatok és dokumentumok szükségesek, mit fogadnak el a hatóságok, és mikor szükséges hiteles fordítás vagy további hitelesítés.

A magyar jogi környezet alaplogikája

A magyar hatósági és cégjogi eljárások két alapelvre épülnek: a formai megfelelésre és az egyértelmű azonosíthatóságra.

A formai megfelelés azt jelenti, hogy a dokumentumoknak pontosan meg kell felelniük a jogszabályi követelményeknek. Nem elegendő, hogy egy irat „tartalmilag” helyes legyen: a megfelelő nyelv, a megfelelő hitelesítés, a szükséges adatok és a formai követelmények egyaránt számítanak.

Az egyértelmű azonosíthatóság elve pedig azt jelenti, hogy a hatóságoknak minden esetben kétséget kizáróan azonosítaniuk kell a személyt vagy a céget. Emiatt a következők komoly problémát okozhatnak:

• eltérő névalakok különböző dokumentumokon,
• hiányos személyes adatok,
• rövidítések vagy becenevek használata,
• nem egyező címek vagy születési adatok.

A rendszer tehát nem feltétlenül bonyolult, de nagyon következetes: az adatoknak mindenhol ugyanúgy kell szerepelniük.

Milyen személyes adatok szükségesek cégalapításhoz?

Magyarországon a cégalapítás során a tulajdonosok, ügyvezetők és tényleges tulajdonosok részletes személyes adataira van szükség.

A legfontosabb adatok általában a következők:

• teljes név az útlevél vagy személyi igazolvány szerint,
• születési név,
• születési hely és idő,
• anyja születési neve,
• lakcím,
• állampolgárság,
• azonosító okmány adatai.

Magyar állampolgárok esetén ehhez általában társul a személyi igazolvány száma, lakcímkártya és adóazonosító jel. Külföldi személyeknél az útlevél a legfontosabb azonosító dokumentum, és bizonyos esetekben magyar adóazonosító szám igénylése is szükséges.

Fontos, hogy a személyes adatok minden dokumentumban pontosan azonos formában szerepeljenek. Ha például az egyik iratban a középső név szerepel, a másikban pedig nem, az már kérdéseket vethet fel a hatóság részéről.

Milyen okmányokat fogadnak el?

A személyazonosítás során a magyar hatóságok általában a hivatalos, állam által kiállított okmányokat fogadják el.

Külföldi személyek esetében a legbiztosabb megoldás a érvényes útlevél. Európai uniós állampolgárok esetén a nemzeti személyi igazolvány is elfogadható.

Ezzel szemben a következő dokumentumok általában nem alkalmasak elsődleges azonosításra:

• jogosítvány,
• diákigazolvány,
• lejárt okmányok,
• nem hivatalos azonosítók.

A hatóságok számára az a fontos, hogy az okmány:

• érvényes legyen,
• jól olvasható adatokat tartalmazzon,
• és egyértelműen azonosítsa a személyt.

 

 

Lakcímigazolás szerepe

Számos eljárás során szükség van lakcím igazolására is, különösen adózási vagy pénzmosás-megelőzési szempontból.

Általában elfogadható:

• közüzemi számla,
• bankszámlakivonat,
• hivatalos lakcímigazolás,
• tartózkodási engedély.

A legfontosabb feltétel, hogy a dokumentum:

• ne legyen három hónapnál régebbi,
• tartalmazza a teljes nevet,
• és egyértelműen mutassa a lakcímet.

A nyelv kérdése: mikor elfogadható idegen nyelvű dokumentum?

A magyar közigazgatás hivatalos nyelve a magyar. Ez azt jelenti, hogy elvileg minden hatósági eljárásban magyar nyelvű dokumentumokra van szükség.

A gyakorlat azonban ennél rugalmasabb. Számos esetben elfogadják az angol nyelvű dokumentumokat, különösen akkor, ha azok tartalma egyértelmű. Ilyen lehet például:

• útlevél,
• angol nyelvű cégkivonat,
• bankszámlakivonat,
• többnyelvű hivatalos okirat.

Fontos azonban megérteni, hogy ez nem automatikus jog, hanem gyakorlati könnyítés. Ha egy dokumentum központi jelentőségű egy eljárásban, a hatóság bármikor kérheti a magyar fordítást.

Mikor kötelező a fordítás?

Hiteles fordításra általában akkor van szükség, ha:

• a dokumentum nem magyar vagy angol nyelvű,
• a hatóság nem tudja egyértelműen értelmezni,
• az irat kulcsfontosságú jogi vagy adózási eljárásban.

Tipikus példák:

• külföldi cégkivonat,
• alapító okirat,
• meghatalmazás,
• bírósági vagy hatósági dokumentumok.

 

Milyen fordítást fogadnak el?

A magyar hatóságok általában csak hiteles fordításokat fogadnak el.

Ilyennek minősül:

• az OFFI (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda) fordítása,
• hiteles fordítóiroda által készített fordítás,
• bizonyos esetekben ügyvéd által hitelesített fordítás.

Nem fogadják el:

• saját készítésű fordítást,
• automatikus fordítást,
• nem hitelesített változatokat.

Apostille és felülhitelesítés

Ha egy dokumentum külföldről származik, sok esetben hitelesítésre is szükség van.

Apostille akkor szükséges, ha a dokumentum olyan országból érkezik, amely nem része az Európai Uniónak, és a magyar eljárásban fel kívánják használni. Ez gyakori például:

• meghatalmazásoknál,
• külföldi cégiratoknál,
• hatósági igazolásoknál.

Ha az adott ország nem tagja a Hágai Apostille Egyezménynek, akkor konzuli hitelesítés szükséges.

A szerződések nyelve Magyarországon

A polgári jog alapelve, hogy a felek szabadon állapodhatnak meg a szerződés nyelvéről. Ez azt jelenti, hogy egy szerződés teljes egészében lehet:

• angol,
• német,
• vagy bármilyen más nyelvű.

A probléma általában akkor merül fel, ha a szerződést hatóság vagy bíróság előtt kell felhasználni. Ilyenkor a magyar fordítás szükségessé válhat.

Ezért a gyakorlatban gyakran alkalmaznak kétnyelvű szerződéseket, ahol a magyar és az angol változat együtt szerepel. Ilyenkor a szerződés tartalmazza azt a kikötést is, hogy vita esetén melyik nyelv az irányadó.

A könyvelési és adózási dokumentumok nyelve

A magyar számviteli szabályok szerint a könyvelésnek a hatóságok számára érthetőnek kell lennie. Ez nem jelenti azt, hogy minden dokumentumnak magyar nyelvűnek kell lennie, de azt igen, hogy szükség esetén magyarul is rendelkezésre kell állnia.

Egy idegen nyelvű számla általában elfogadható, ha:

• a tartalma egyértelmű,
• a könyvelő megfelelően rögzíteni tudja.

Adóellenőrzés esetén azonban a NAV kérheti a fordítást.

Gyakori hibák a gyakorlatban

A legtöbb késedelem vagy elutasítás nem jogértelmezési kérdésből adódik, hanem formai hibákból. Gyakori problémák:

• eltérő névalakok különböző dokumentumokon,
• lejárt útlevél,
• nem hitelesített meghatalmazás,
• hiányzó apostille,
• nem megfelelő fordítás.

Gyakorlati tanácsok külföldi vállalkozóknak

A legtöbb probléma megelőzhető néhány egyszerű szabállyal:

• mindig az útlevél szerinti nevet használják,
• minden dokumentumban azonos adatokat tüntessenek fel,
• lehetőség szerint angol nyelvű dokumentumokat használjanak,
• meghatalmazásnál gondoskodjanak az apostille-ról,
• szükség esetén készíttessenek hiteles fordítást.

Ezek sokszor egyszerűen megelőzhetők lennének megfelelő előkészítéssel.

A magyar jogi és adózási rendszer alapvetően formailag szigorú, de jól kiszámítható. Ha a személyes adatok és dokumentumok megfelelően elő vannak készítve, a cégalapítás és a működés általában gyors és zökkenőmentes.

A legtöbb probléma nem a bonyolult jogszabályokból, hanem a következetlen adatokból, a hiányzó fordításokból vagy a nem megfelelő hitelesítésből adódik.

A megfelelő dokumentáció már a folyamat elején jelentős időt és költséget takaríthat meg a vállalkozók számára.