Costes incurridos antes de la creación de la empresa: ¿pueden contabilizarse más adelante en la empresa?
Iniciar un nuevo negocio rara vez comienza cuando la empresa ya está registrada, su cuenta bancaria ha sido abierta, sus contratos están listos y todas las facturas se reciben debidamente a nombre de la empresa. En realidad, muchos gastos surgen mucho antes: consultoría, investigación de mercado, nombres de dominio, página web, marketing, viajes, compra de equipos, traducción, preparación legal y contable.
En tales casos, es una pregunta completamente legítima: si el propietario ya ha gastado dinero para el negocio futuro antes de fundar la empresa, ¿pueden contabilizarse estos costes más adelante en la empresa?
La respuesta corta es: en algunos casos, sí, pero no automáticamente. La gestión de los gastos previos a la empresa también es un asunto contable, fiscal y documental. No basta con que el gasto esté «de alguna manera relacionado» con el negocio. También debe demostrarse que el coste se incurrió efectivamente en interés de la empresa, puede estar respaldado por la documentación adecuada y no es un gasto privado ni posteriormente «corporativizado».
¿Por qué es importante esta pregunta?
Muchos emprendedores nuevos se están preparando activamente para empezar incluso antes de registrar una empresa. Esto es completamente natural desde el punto de vista empresarial. Por ejemplo, un fundador extranjero solicita por adelantado la consultoría necesaria para entrar en el mercado húngaro, reserva el nombre de dominio, inicia la web, negocia con socios, viaja, traduce, realiza estudios de mercado o compra equipos.
El problema comienza en el hecho de que la empresa no existía necesariamente en el momento de algunos de los gastos. Y si aún no hay empresa, no hay nombre definitivo, número fiscal, cuenta bancaria ni sistema contable. Por lo tanto, en el caso de los gastos previos a la salida, siempre debe examinarse por separado que:
- Cuando se incurrió en el coste,
- a nombre de cuyo destinatario está dirigido la factura o recibo,
- ¿Para qué propósito se realizó la compra?
- si existe una conexión directa con la actividad emprendedora que se propone,
- si el IVA es deducible,
- si debe tratarse como un gasto, un activo tangible, un activo intangible o un valor capitalizado de una reorganización de fundación.
No todas las versiones pre-lanzamiento son iguales
La primera diferencia importante es el tiempo. Un gasto que solo surgió en la fase de la idea de negocio debe tratarse de forma diferente en contabilidad y un gasto que se incurrió tras la firma de los estatutos, durante el periodo previo a la empresa.
En la práctica, deben distinguirse tres periodos.
La primera es la fase de preparación, cuando la empresa aún no ha sido legalmente establecida. En este caso, el propietario o fundador contrata a su nombre, paga con su propio dinero y los recibos suelen estar a nombre de una persona privada. Estos elementos son los más arriesgados, porque debe demostrarse después que el gasto se realizó en interés de la empresa posterior.
El segundo es el periodo previo a la empresa. Esto suele aplicarse tras la firma de los estatutos y la contrafirma por un abogado, pero antes del registro final de la empresa. En este caso, la empresa ya puede operar como pre-empresa, pero el carácter pre-empresa debe indicarse en los documentos y declaraciones legales. Solo podrá participar en actividades económicas de tipo empresarial tras presentar la solicitud de registro. Si la empresa se registra posteriormente, las transacciones legales concluidas como pre-empresa se consideran transacciones legales de la empresa.
La tercera etapa es la operación tras la inscripción de la empresa. A partir de entonces, se espera el funcionamiento regular: cuentas de la empresa, contratos de la empresa, flujos de caja de la empresa, control por parte de la contabilidad, disciplina documental adecuada.
La pregunta básica es: ¿fue en interés del negocio?
Una de las condiciones más importantes para la elegibilidad de los costes es que los gastos surjan en interés de actividades emprendedoras y generadoras de ingresos. Esto no es solo una cuestión de forma. Una factura por sí sola no convierte un gasto privado en un gasto empresarial.
Por ejemplo, una consultoría de desarrollo de sitios web, registro de dominios o entrada en el mercado húngaro puede justificarse fácilmente si la empresa realmente realiza la actividad a la que estas están relacionadas. Un portátil o teléfono también puede ser un dispositivo de empresa si se utiliza para gestionar un negocio. Un viaje de negocios también puede justificarse si se puede demostrar que estuvo relacionado con una negociación concreta, búsqueda de socios, administración o creación de una empresa.
Por otro lado, un viaje familiar, muebles privados, ropa personal, material para el hogar, comidas privadas o gastos generales de manutención no son elegibles si el propietario posteriormente establece una empresa. Desde el punto de vista de la contabilidad y la autoridad fiscal, el contenido económico siempre cuenta.
¿Qué gastos suelen ser elegibles?
La elegibilidad siempre requiere un examen individual, pero hay tipos de costes que suelen surgir antes de la creación de una empresa y que suelen ser más defendibles con la documentación adecuada.
- Honorarios legales, contables y de asesoría fiscal
El asesoramiento legal, los estatutos, los ejemplos de firma firma, la documentación de procedimientos empresariales, la planificación de la estructura fiscal, la consulta contable o la debida diligencia fiscal del modelo de negocio relacionada con la preparación de la constitución de una empresa suelen ser costes relacionados con el lanzamiento del negocio.
Sin embargo, es importante que la factura ya esté a nombre de la empresa o pre-empresa, si es posible. Si la factura se emitió a nombre del fundador del particular, la liquidación puede ser más complicada y la deducibilidad del IVA es especialmente problemática.
- Dominio, sitio web, alojamiento, imagen
En muchos casos, el desarrollo de un nombre de dominio, alojamiento, desarrollo web, diseño de logotipos, imagen gráfica, sistema de correo corporativo y presencia online comienza incluso antes de que la empresa comience. Estos suelen estar relacionados con las actividades generadoras de ingresos del negocio, especialmente si el negocio depende de la comunicación online, la adquisición de clientes extranjeros o el marketing digital.
Sin embargo, debes asegurarte de que la propiedad del dominio y de las cuentas online esté resuelta. Si el dominio permanece a nombre de un particular y la empresa lo utiliza posteriormente, puede crear una situación que no queda resuelta desde el punto de vista legal y contable. Vale la pena organizar estos elementos en la propiedad de la empresa o en una relación legal documentada de uso desde el principio.
- Marketing e investigación de mercados
Materiales de marketing, campañas publicitarias, estudios de mercado, análisis de la competencia, consultas sobre el mercado objetivo y materiales estratégicos también pueden ser elegibles si están relacionados con las actividades empresariales de la empresa.
La documentación es especialmente importante aquí. Una factura llamada «consultoría de marketing» puede no ser suficiente por sí sola. Es mucho más fuerte si hay un contrato, informe, certificado de finalización, informe de campaña, documento estratégico, análisis u otro material entregado detrás.
- Adquisición de equipos
Portátiles, monitores, teléfonos, equipos de oficina, impresoras, muebles, software u otro equipo de trabajo pueden ser elegibles si realmente sirven al funcionamiento de la empresa. Sin embargo, en este caso, los elementos que pueden contabilizarse inmediatamente como costes y activos fijos deben separarse.
Si el activo sirve al negocio de forma permanente, durante más de un año, normalmente se trata como un activo tangible o intangible y se incluye en los costes mediante depreciación. Bajo ciertas condiciones, los activos de bajo valor pueden contabilizarse en un único pago en el momento de su uso, pero esto siempre debe juzgarse en función de la política contable y las normas vigentes.
Si el activo fue adquirido por el fundador como particular, pueden surgir varias soluciones más adelante: contribución en especie, venta a la empresa, uso o reembolso de gastos. Estos pueden tener diferentes consecuencias legales, fiscales y documentales.
- Gastos de viaje
Viajar es una categoría delicada. Por ejemplo, un viaje relacionado con la creación de una empresa, negociaciones bancarias, negociaciones con un socio, visita a un lugar o a un evento profesional puede ser elegible. Pero no se puede explicar simplemente porque el fundador visitó una ciudad donde más tarde fundó una empresa.
Para los gastos de viaje, es recomendable conservar tu billete de avión, documento de alojamiento, invitación, nota de reunión, cita por correo electrónico, entrada en el calendario y cualquier prueba que demuestre tu propósito empresarial. Si el viaje fue parcialmente por motivos privados, los costes deben ser proporcionados o ciertos elementos deben excluirse del acuerdo.
- Alquiler, sede central, preparación de oficinas
Si la empresa prepara un servicio de oficina, almacén, sitio o oficina registrada antes del registro, estos costes también pueden estar relacionados con la operación. Sin embargo, el depósito no debe tratarse automáticamente como un gasto, ya que en muchos casos aparece como una reclamación o garantía, no como un gasto final.
En el caso de los servicios de oficina registrada, es especialmente importante que el contrato, la facturación y los datos de la empresa estén en armonía. La oficina registrada no solo es una dirección postal, sino también los datos oficiales de contacto de la empresa, por lo que la notificación, el contrato y la operación administrativa deben estar en orden.
¿Qué es lo que normalmente no es responsable?
Cualquier gasto que no esté directamente relacionado con las actividades de la empresa o que no pueda documentarse adecuadamente no puede ser contabilizado o es altamente arriesgado.
Elementos problemáticos típicos:
- Viajes privados,
- costes de viaje y alojamiento de los familiares,
- Equipo doméstico que no sirve a la operación de la empresa,
- ropa personal,
- dispositivos electrónicos privados,
- Comidas representativas sin justificar un propósito empresarial,
- efectivo, recibos incompletos o no identificables,
- honorarios de consultoría que no están respaldados por el rendimiento,
- relatos con nombres demasiado generales,
- formaciones, eventos o servicios independientes de la actividad prevista.
La regla principal: lo que no puede explicarse comercialmente y respaldarse por documentos no debe considerarse un gasto de la empresa.
La deducción del IVA es un asunto aparte
Mucha gente confunde la contabilidad con un gasto y deducir el IVA. No son lo mismo.
Un gasto puede ser gestionable de alguna forma desde el punto de vista contable o fiscal de sociedades, pero su IVA no es deducible. Existen condiciones más estrictas para la deducción del IVA. En general, es necesario que la adquisición cumpla con la actividad imponible del contribuyente y que el contribuyente tenga una factura a su nombre con los datos correspondientes.
Si la factura está a nombre de un particular, el derecho de la empresa recién creada a deducir el IVA es muy cuestionable. Si la empresa decide estar exenta de impuestos, tampoco puede, como regla general, deducir el IVA sobre las compras. Por ello, es especialmente importante considerar si la empresa elige una operación exenta de impuestos o de IVA general antes de comenzar.
En el caso de inversiones iniciales de mayor tamaño, compras de equipos, desarrollo web, diseño de oficinas o compras de importación, esto puede suponer una diferencia financiera importante.
¿Qué ocurre si el fundador pagó con su propio dinero?
Al iniciar un negocio, es común que el fundador pague los gastos del negocio con su propia tarjeta bancaria. Esto no es necesariamente motivo de exclusión en sí mismo, pero debe gestionarse adecuadamente.
En este caso, puede ser necesario realizar la contabilidad interna, la decisión del propietario, la documentación de reembolso de gastos, un contrato o un tratamiento como préstamo de un miembro. El contable debe ver exactamente qué pagó el particular, con qué propósito, en base a qué documento y en qué fundamentos la empresa lo reembolsa.
Por supuesto, la mejor solución es realizar todos los gastos directamente desde una cuenta de empresa, con un contrato de empresa y una cuenta de empresa tras registrar la empresa y abrir una cuenta bancaria. Sin embargo, en el periodo previo a la salida, al menos se debe prestar atención a garantizar que todos los objetos puedan ser recuperados, justificados y documentados.
¿Activación o coste inmediato?
No todos los gastos iniciales se contabilizan inmediatamente como gastos. Ciertos elementos pueden capitalizarse, por ejemplo, como valor capitalizado de una reorganización fundacional o como activo. Esto puede darse si el gasto está relacionado con la puesta en marcha, una expansión significativa o la reorganización de la actividad empresarial y se espera que se recupere en ingresos futuros.
Sin embargo, esta no es una decisión automática. La capitalización tiene condiciones contables y también puede afectar a beneficios futuros, depreciación y ciertos elementos relacionados con el patrimonio neto. En el caso de una empresa pequeña, a menudo puede ser más práctico tratarlo como un coste más simple y directo si las normas lo permiten. Sin embargo, en el caso de un proyecto emergente de mayor envergadura, la activación puede estar justificada profesionalmente.
Esto siempre debe decidirse con un contable, ya que la gestión correcta depende de la naturaleza, el importe, la documentación y la política contable de la empresa.
Lista de verificación práctica antes de fundar una empresa
La mayoría de los problemas que surgen más adelante pueden evitarse con unos sencillos pasos preparatorios.
Antes de gastar una cantidad significativa de dinero en beneficio de la futura empresa, vale la pena:
- Consulta con un contable o asesor fiscal con antelación,
- decidir sobre el estatus de IVA,
- Esperar los datos de la empresa y el número fiscal, si es posible,
- solicitar facturas a nombre de la empresa o pre-empresa,
- preparar un contrato, un cliente y un certificado de cumplimiento,
- separar los gastos privados y corporativos,
- documenta todos los pagos bancarios y en efectivo de manera recuperable,
- resolver la propiedad de los bienes,
- Para aclarar el propietario del dominio, la página web, el software y las cuentas en línea,
- Documenta con antelación el propósito comercial de los viajes.
El consejo más importante: no intentes «ensolidarizar» los gastos después. Ya en el primer gasto, deberías pensar que el contable de la empresa y una posible auditoría fiscal verán los documentos.
Conclusión
Algunos de los costes incurridos antes de la creación de la empresa pueden contabilizarse más adelante en la empresa, pero solo si realmente se incurrieron en interés de la empresa, pueden estar respaldados por documentos apropiados y pueden gestionarse correctamente desde un punto de vista contable y fiscal.
El mayor riesgo suele no ser el tipo de coste en sí, sino la documentación no liquidada: facturas a nombre de un particular, contratos ausentes, un propósito empresarial que no puede demostrarse, uso privado y corporativo mixto, y una elección poco meditada del IVA.
Por lo tanto, al iniciar una nueva empresa, la cuestión no es solo «qué se puede contabilizar», sino también cómo preparar la operación para que los costes puedan protegerse más adelante.
FirmaX Hungría puede ayudar no solo en la implementación técnica de la constitución de la empresa, sino también en la planificación de toda la estructura de la start-up: contabilidad, cuestiones fiscales, gestión del IVA, servicios de oficina registrada, documentación y la entrada de fundadores internacionales en el mercado húngaro.
Si quieres establecer una empresa húngara o asumir costes significativos antes de empezar, merece la pena consultar con un experto a su debido tiempo. Un lanzamiento bien preparado de una empresa no solo es más rápido y transparente, sino también más seguro a largo plazo desde el punto de vista fiscal y operativo.
