Kosten, die vor der Gründung des Unternehmens entstanden sind: Können sie später im Unternehmen abgedeckt werden?

Die Gründung eines neuen Unternehmens erfolgt selten, wenn das Unternehmen bereits registriert ist, sein Bankkonto eröffnet, die Verträge fertig sind und alle Rechnungen ordnungsgemäß auf den Namen des Unternehmens eingegangen sind. In Wirklichkeit entstehen viele Ausgaben viel früher: Beratung, Marktforschung, Domainname, Website, Marketing, Reisen, Ausrüstungskauf, Übersetzung, juristische und buchhalterische Vorbereitung.

In solchen Fällen ist es eine völlig legitime Frage: Wenn der Eigentümer bereits Geld für das zukünftige Geschäft ausgegeben hat, bevor das Unternehmen gegründet wurde, können diese Kosten dann später im Unternehmen berücksichtigt werden?

Die kurze Antwort lautet: In manchen Fällen ja, aber nicht automatisch. Das Management von Vorabkosten ist ebenfalls eine Frage der Buchhaltung, Besteuerung und Dokumentation. Es reicht nicht aus, dass die Kosten „irgendwie“ mit dem Geschäft verbunden sind. Es muss außerdem nachgewiesen werden, dass die Kosten tatsächlich im Interesse des Unternehmens entstanden sind, durch entsprechende Dokumente untermauert werden können und keine private oder anschließend „korporatisierte“ Ausgabe darstellen.

Warum ist diese Frage wichtig?

Viele neue Unternehmer bereiten sich aktiv darauf vor, zu starten, noch bevor sie ein Unternehmen registrieren. Das ist aus geschäftlicher Sicht völlig natürlich. Zum Beispiel ordnet ein ausländischer Gründer im Voraus die notwendige Beratung für den Eintritt in den ungarischen Markt an, reserviert den Domainnamen, startet die Website, verhandelt mit Partnern, reist, übersetzt, führt Marktforschung durch oder kauft Ausrüstung.

Das Problem beginnt damit, dass das Unternehmen zum Zeitpunkt einiger Ausgaben nicht unbedingt existierte. Und wenn es noch kein Unternehmen gibt, gibt es keinen endgültigen Firmennamen, keine Steuernummer, kein Bankkonto und kein Buchhaltungssystem. Daher sollte im Fall von Abreisekosten immer separat geprüft werden, dass:

1. wenn die Kosten entstanden sind,
2. In dessen Namen die Rechnung oder der Beleg adressiert ist,
3. Zu welchem Zweck der Kauf getätigt wurde,
4. ob es eine direkte Verbindung zur potenziellen unternehmerischen Tätigkeit gibt,
5. ob die Mehrwertsteuer absetzbar ist,
6. ob es als Ausgabe, als materieller Vermögenswert, als immaterieller Vermögenswert oder als kapitalisierter Wert einer Stiftungsreorganisation behandelt werden sollte.

Nicht alle Pre-Launch-Veröffentlichungen sind gleich

Der erste wichtige Unterschied ist das Timing. Eine Ausgabe, die erst in der Phase der Geschäftsidee entstand, sollte in der Buchhaltung anders behandelt  werden als eine Ausgabe, die nach der Unterzeichnung der Satzung während der Vorgesellschaftszeit des Unternehmens entstanden ist.

In der Praxis sollten drei Perioden unterschieden werden.

Die erste ist die Vorbereitungsphase, in der das Unternehmen noch nicht rechtlich gegründet ist. In diesem Fall schließt der Eigentümer oder Gründer einen Vertrag in eigenem Namen ab, zahlt mit eigenem Geld, und die Quittungen laufen oft auf den Namen einer Privatperson. Diese Gegenstände sind am riskantsten, da nachträglich nachgewiesen werden muss, dass die Kosten tatsächlich im Interesse des späteren Unternehmens getätigt wurden.

Die zweite ist die Vor-Firma-Phase. Dies gilt typischerweise nach der Unterzeichnung der Satzung und der Gegenunterzeichnung durch einen Anwalt, jedoch vor der endgültigen Unternehmensregistrierung. In diesem Fall kann das Unternehmen bereits als Pre-Company agieren, aber der Pre-Company-Charakter muss in den Dokumenten und rechtlichen Erklärungen angegeben sein. Er darf nach Einreichung des Anmeldeantrags nur geschäftsähnliche wirtschaftliche Aktivitäten ausüben. Wenn das Unternehmen anschließend registriert wird, gelten die als Pre-Company abgeschlossenen rechtlichen Transaktionen als rechtliche Transaktionen des Unternehmens.

Die dritte Phase ist der Betrieb nach der Registrierung des Unternehmens. Von da an wird ein regelmäßiger Betrieb erwartet: Unternehmensabschlüsse, Unternehmensverträge, Unternehmenscashflows, Buchhaltungskontrolle, angemessene Dokumentendisziplin.

Die grundlegende Frage ist: War es im Interesse des Geschäfts?

Eine der wichtigsten Bedingungen für die Kostenberechtigung ist, dass die Ausgaben im Interesse unternehmerischer und umsatzgenerierender Aktivitäten entstehen. Dies ist nicht nur eine Frage der Form. Eine Rechnung allein macht eine private Ausgabe nicht zu einer geschäftlichen Ausgabe.

Zum Beispiel kann eine Website-Entwicklung, eine Domainregistrierung oder eine ungarische Markteintrittsberatung leicht gerechtfertigt werden, wenn das Unternehmen tatsächlich die Aktivitäten durchführt, mit denen diese Beiträge zusammenhängen. Ein Laptop oder Handy kann auch ein Firmengerät sein, wenn es zum Betrieb eines Unternehmens verwendet wird. Eine Geschäftsreise kann ebenfalls berücksichtigt werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie mit einer bestimmten Verhandlung, Partnersuche, Verwaltung oder Unternehmensgründung zusammenhängt.

Eine Familienreise, private Möbel, persönliche Kleidung, Haushaltsgeräte, private Mahlzeiten oder allgemeine Lebenshaltungskosten hingegen sind nicht berechtigt, wenn der Eigentümer später ein Unternehmen gründet. Aus Sicht der Buchhaltung und der Steuerbehörde zählt der wirtschaftliche Inhalt immer.

Welche Ausgaben sind typischerweise berechtigt?

Die Berechtigung erfordert immer eine individuelle Prüfung, aber es gibt Arten von Kosten, die oft vor der Gründung eines Unternehmens entstehen und mit ordnungsgemäßer Dokumentation in der Regel besser vertretbar sind.

1. Rechts-, Buchhaltungs- und Steuerberatungsgebühren

Rechtsberatung, Satzungen, Unterschriften, Dokumentation des Unternehmensverfahrens, Planung der Steuerstruktur, Buchhaltungsberatung oder steuerliche Due Diligence des Geschäftsmodells im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Unternehmensgründung sind typischerweise Kosten im Zusammenhang mit der Unternehmensgründung.

Es ist jedoch wichtig, dass die Rechnung, wenn möglich, bereits auf den Namen des Unternehmens oder der Vorfirma läuft. Wenn die Rechnung auf den Namen des Gründers der Privatperson ausgestellt wurde, kann die Einigung komplizierter sein, und die Abzugsfähigkeit der Mehrwertsteuer ist besonders problematisch.

2. Domain, Website, Hosting, Bild

In vielen Fällen beginnt die Entwicklung einer Domain, des Hostings, der Website-Entwicklung, des Logodesigns, des grafischen Images, eines Unternehmens-E-Mail-Systems und einer Online-Präsenz sogar noch bevor das Unternehmen gegründet wird. Diese können typischerweise mit den umsatzgenerierenden Aktivitäten des Unternehmens zusammenhängen, insbesondere wenn das Unternehmen auf Online-Kommunikation, Auslandskundengewinnung oder digitales Marketing angewiesen ist.

Sie müssen jedoch sicherstellen, dass das Eigentum an der Domain und den Online-Konten geregelt ist. Wenn die Domain weiterhin auf den Namen einer Privatperson läuft und das Unternehmen sie später nutzt, kann dies aus rechtlicher und buchhalterischer Sicht zu einer ungelösten Situation führen. Es lohnt sich, diese Elemente von Anfang an in den Unternehmensbesitz oder ein dokumentiertes Nutzungsverhältnis zu ordnen.

3. Marketing und Marktforschung

Marketingmaterialien, Werbekampagnen, Marktforschung, Wettbewerbsanalysen, Zielmarktkonsultationen und strategische Materialien können ebenfalls in Frage kommen, wenn sie mit den Geschäftsaktivitäten des Unternehmens zusammenhängen.

Dokumentation ist hier besonders wichtig. Eine Rechnung namens „Marketingberatung“ allein reicht vielleicht nicht aus. Sie ist viel stärker, wenn ein Vertrag, ein Briefing, ein Abschlusszertifikat, ein Kampagnenbericht, ein Strategiedokument, eine Analyse oder ein anderes übergebenes Material dahintersteht.

4. Ausrüstungsbeschaffung

Laptops, Monitore, Telefone, Bürogeräte, Drucker, Möbel, Software oder andere Arbeitsgeräte können berechtigt sein, wenn sie tatsächlich dem Betrieb des Unternehmens dienen. In diesem Fall müssen jedoch Posten, die sofort als Kosten und Anlagevermögen abgerechnet werden können, getrennt werden.

Wenn der Vermögenswert dem Unternehmen dauerhaft dient, wird er für mehr als ein Jahr üblicherweise als materieller Vermögenswert oder immaterieller Vermögenswert behandelt und durch Abschreibungen in die Kosten einbezogen. Unter bestimmten Bedingungen können geringwertige Vermögenswerte zum Zeitpunkt der Nutzung als Einmalzahlung erfasst werden, dies muss jedoch immer anhand der Buchhaltungspolitik und der aktuellen Regeln beurteilt werden.

Wurde der Vermögenswert vom Gründer als Privatperson erworben, können sich später mehrere Lösungen ergeben: Sachspende, Verkauf an das Unternehmen, Nutzung oder Erstattung von Ausgaben. Diese können unterschiedliche rechtliche, steuerliche und dokumentarische Folgen haben.

5. Reisekosten

Reisen sind eine heikle Kategorie. Zum Beispiel kann eine Reise im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens, Bankverhandlungen, Verhandlungen mit einem Partner, ein Besuch einer Stätte oder einer professionellen Veranstaltung zulässig sein. Aber es lässt sich nicht einfach erklären, weil der Gründer eine Stadt besuchte, in der er später ein Unternehmen gründete.

Für Reisekosten ist es ratsam, Ihr Flugticket, Unterkunftsdokument, Einladung, Besprechungsnotiz, E-Mail-Termin, Kalendereintrag und alle Nachweise, die Ihren Geschäftszweck belegen, aufzubewahren. Wenn die Reise teilweise privaten Zwecken diente, müssen die Kosten proportioniert oder bestimmte Gegenstände aus dem Vergleich ausgeschlossen werden.

6. Miete, Hauptquartier, Bürovorbereitung

Wenn das Unternehmen vor der Registrierung ein Büro, Lagerhaus, Standort oder eingetragenes Büro vorbereitet, können diese Kosten ebenfalls mit dem Betrieb verbunden sein. Die Kaution sollte jedoch nicht automatisch als Ausgabe behandelt werden, da sie in vielen Fällen als Forderung oder Sicherheit und nicht als endgültige Ausgabe erscheint.

Im Fall eingetragener Kanzleidienstleistungen ist es besonders wichtig, dass Vertrags-, Rechnungs- und Unternehmensdaten im Einklang stehen. Der eingetragene Sitz ist nicht nur eine Postadresse, sondern auch die offiziellen Kontaktdaten des Unternehmens, daher müssen die Mitteilung, der Vertrag und der tatsächliche Verwaltungsbetrieb in Ordnung sein.

Was ist typischerweise nicht verantwortlich?

Alle Ausgaben, die nicht direkt mit den Aktivitäten des Unternehmens zusammenhängen oder nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden können, können nicht abgedeckt werden oder sind sehr riskant.

Typische problematische Punkte:

• Privatreisen,
• Reise- und Unterkunftskosten von Familienmitgliedern,
• Haushaltsgeräte, die nicht dem Betrieb des Unternehmens dienen,
• persönliche Kleidung,
• private elektronische Geräte,
• Repräsentative Mahlzeiten ohne Geschäftszweck zu rechtfertigen,
• Bargeld, unvollständige oder nicht identifizierbare Quittungen,
• Beratungsgebühren, die nicht durch die Leistung gedeckt sind,
• Konten mit zu allgemeinen Namen,
• Schulungen, Veranstaltungen oder Dienstleistungen unabhängig von der geplanten Tätigkeit.

Die Hauptregel: Was nicht kommerziell erklärt und durch Dokumente untermauert werden kann, sollte nicht als Unternehmensausgabe behandelt werden.

Der Abzug der Mehrwertsteuer ist eine separate Frage

Viele Menschen verwechseln Buchhaltung als Ausgabe mit dem Abzug der Mehrwertsteuer. Die beiden sind nicht dasselbe.

Eine Ausgabe kann aus buchhalterischer oder gesellschaftsteuerlicher Sicht in irgendeiner Form überschaubar sein, aber ihre Mehrwertsteuer ist nicht absetzbar. Es gibt strengere Bedingungen für den Mehrwertsteuerabzug. Im Allgemeinen ist es notwendig, dass der Erwerb der steuerpflichtigen Tätigkeit des Steuerpflichtigen dient und der Steuerpflichtige eine Rechnung auf seinen Namen mit den entsprechenden Daten besitzt.

Wenn die Rechnung auf den Namen einer Privatperson läuft, ist das Recht des neu gegründeten Unternehmens, die Mehrwertsteuer abzuziehen, sehr fragwürdig. Wenn das Unternehmen steuerbefreit ist, kann es in der Regel auch nicht die Mehrwertsteuer auf Käufe absetzen. Daher ist es besonders wichtig, vor Beginn zu prüfen, ob das Unternehmen sich für steuerbefreite oder allgemeine Mehrwertsteuer entscheidet.

Bei größeren Start-up-Investitionen, Gerätekäufen, Webentwicklung, Bürodesign oder Importkäufen kann dies einen erheblichen finanziellen Unterschied machen.

Was passiert, wenn der Gründer mit seinem eigenen Geld bezahlt?

Bei der Unternehmensgründung ist es üblich, dass der Gründer die Geschäftsausgaben mit seiner eigenen Bankkarte bezahlt. Dies ist an sich nicht unbedingt ein Ausschlussgrund, muss aber angemessen gehandhabt werden.

In diesem Fall können interne Buchhaltung, eine Entscheidung des Eigentümers, Dokumentation der Spesenerstattung, ein Vertrag oder die Behandlung als Mitgliedsdarlehen erforderlich sein. Der Buchhalter muss genau sehen, was die Privatperson bezahlt hat, zu welchem Zweck, basierend auf welchem Dokument und auf welcher Grundlage das Unternehmen es erstattet.

Natürlich ist die beste Lösung, alle Ausgaben direkt von einem Firmenkonto abzurechnen, mit einem Firmenvertrag und einem Firmenkonto, nachdem das Unternehmen registriert und ein Bankkonto eröffnet wurde. In der Zeit vor der Abreise muss jedoch zumindest darauf geachtet werden, dass alle Gegenstände zurückgeholt, begründet und dokumentiert werden können.

Aktivierung oder sofortige Kosten?

Nicht alle Startkosten werden sofort als Ausgaben angerechnet. Bestimmte Gegenstände können zum Beispiel als kapitalisierter Wert einer Stiftungsreorganisation oder als Vermögenswert kapitalisiert werden. Dies kann entstehen, wenn die Kosten mit der Gründung, einer erheblichen Expansion oder einer Reorganisation der Geschäftstätigkeit zusammenhängen und voraussichtlich in zukünftigen Umsätzen erzielt werden.

Dies ist jedoch keine automatische Entscheidung. Die Kapitalisierung hat buchhalterische Bedingungen und kann auch zukünftige Gewinne, Abschreibungen und bestimmte eigenkapitalbezogene Posten beeinflussen. Im Fall eines kleineren Unternehmens ist es oft praktischer, es als einfachere, direkte Kosten zu behandeln, sofern die Regeln es erlauben. Im Fall eines größeren Start-up-Projekts kann die Aktivierung jedoch beruflich gerechtfertigt sein.

Dies sollte immer mit einem Buchhalter entschieden werden, da das richtige Management von der Art, dem Betrag, der Dokumentation und der Buchhaltungsrichtlinie des Unternehmens abhängt.

Praktische Checkliste vor der Unternehmensgründung

Die meisten Probleme, die später auftreten, können mit wenigen einfachen Vorbereitungsschritten verhindert werden.

Bevor Sie eine bedeutende Summe zum Nutzen des zukünftigen Unternehmens ausgeben, lohnt es sich:

• Konsultieren Sie im Voraus einen Buchhalter oder Steuerberater,
• Entscheidung über den Mehrwertsteuerstatus,
• Warten Sie auf die Unternehmensdaten und Steuernummer, wenn möglich,
• Rechnungen im Namen des Unternehmens oder der Vorfirma anfordern,
• einen Vertrag, einen Kunden und eine Leistungsbescheinigung vorzubereiten,
• Privat- und Unternehmensausgaben zu trennen,
• Dokumentieren Sie alle Bank- und Barzahlungen auf eine abrufbare Weise,
• das Eigentum an Vermögenswerten regeln,
• Um den Eigentümer der Domain, der Website, der Software und der Online-Konten zu klären,
• Dokumentieren Sie im Voraus den geschäftlichen Zweck der Reisen.

Der wichtigste Ratschlag: Versuchen Sie nicht, die Ausgaben danach zu „unternehmen“. Schon bei der ersten Ausgabe solltest du denken, dass der Buchhalter des Unternehmens und eine mögliche Steuerprüfung die Dokumente sehen werden.

Einige der im Zusammenhang mit der Firmengründung entstandenen Kosten können später vom Unternehmen übernommen werden, sofern sie tatsächlich im Interesse des Unternehmens angefallen sind, durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen werden können und aus buchhalterischer sowie steuerlicher Sicht ordnungsgemäß behandelt werden.

Das größte Risiko ist meist nicht die Art der Kosten selbst, sondern die ungeklärten Dokumente: Rechnungen im Namen einer Privatperson, fehlende Verträge, ein nicht nachweisbarer Geschäftszweck, gemischte private und unternehmerische Nutzung sowie eine schlecht überlegte Wahl der Mehrwertsteuer.

Daher stellt sich bei der Gründung eines neuen Unternehmens nicht nur die Frage, „was abgerechnet werden kann“, sondern auch, wie der Betrieb vorbereitet wird, damit die Kosten später abgesichert bleiben.

FirmaX Ungarn kann dabei nicht nur bei der technischen Umsetzung der Unternehmensgründung helfen, sondern auch bei der Planung der gesamten Start-up-Struktur: Buchhaltung, Steuerfragen, Mehrwertsteuerverwaltung, eingetragene Amtsdienste, Dokumentation und der Markteintritt internationaler Gründer auf dem ungarischen Markt.

Wenn Sie ein ungarisches Unternehmen gründen oder vor Beginn erhebliche Kosten annehmen möchten, lohnt es sich, rechtzeitig einen Experten zu konsultieren. Ein gut vorbereiteter Unternehmensstart ist nicht nur schneller und transparenter, sondern auch langfristig aus steuerlicher und operativer Sicht sicherer.