Cégalapítás Magyarországon külföldről: mi intézhető online, és mikor szükséges személyesen megjelenni?
Külföldön él, de Magyarországon szeretne céget alapítani? Az egyik első kérdés rendszerint az, hogy szükséges-e Budapestre utaznia a cégalapításhoz, vagy a folyamat távolról is lebonyolítható.
Ez különösen fontos azok számára, akik Európán kívül élnek, vízumra van szükségük a magyarországi beutazáshoz, vagy több különböző országban élő üzlettárssal terveznek vállalkozást indítani.
A cégalapítás Magyarországon külföldről sok esetben úgy is megszervezhető, hogy az alapítónak a tényleges cégbejegyzéshez nem kell személyesen Magyarországra utaznia. Az előkészítés, az ügyvédi konzultáció és megfelelő feltételek mellett akár a társasági dokumentumok aláírása is történhet távolról.
A céges bankszámla megnyitása Magyarországon azonban külön eljárás, saját ügyfél-azonosítási, átvilágítási és dokumentációs követelményekkel.
Éppen ezért már a cégalapítás megkezdése előtt érdemes megtervezni a teljes folyamatot. Fontos tisztázni, hogy ki lesz a társaság tulajdonosa, ki lesz az ügyvezető, ki jogosult a cég képviseletére, hogyan történik az aláírás, illetve milyen feltételekkel fogadja be a vállalkozást a kiválasztott bank.
Az alábbi útmutató elsősorban azoknak a külföldi vállalkozóknak szól, akik magyar Kft. alapítását tervezik.
Alapíthat-e külföldi személy céget Magyarországon?
Főszabály szerint külföldi magánszemély és külföldi vállalkozás egyaránt alapíthat magyar Kft.-t.
Egy külföldi tulajdonos akár a társaság 100%-os tulajdonosa is lehet. Önmagában a külföldi állampolgárság miatt általában nem szükséges magyar társtulajdonost bevonni.
Az előkészítés során ugyanakkor mindig ellenőrizni kell, hogy az adott személyre, befektetésre vagy tervezett tevékenységre vonatkozik-e valamilyen speciális korlátozás vagy engedélyezési követelmény.
Fontos különbséget tenni a tulajdonszerzés és a Magyarországon történő személyes munkavégzés között.
Egy magyar cég megalapítása önmagában nem biztosít automatikusan magyarországi tartózkodási vagy munkavállalási jogot.
Amennyiben a tulajdonos később Magyarországra költözne, ügyvezetőként dolgozna vagy más módon személyesen részt venne a társaság működésében, az idegenrendészeti és munkavállalási feltételeket külön kell megvizsgálni.
Az előzetes egyeztetés során ezért érdemes tisztázni, hogy az alapító kizárólag befektetőként vesz részt a vállalkozásban, külföldről irányítja majd a céget, vagy személyesen is dolgozni fog Magyarországon.
Milyen adatok szükségesek a magyarországi cégalapításhoz?
A gördülékeny cégalapítás Magyarországon pontos és megfelelő előkészítést igényel.
A társasági dokumentumok elkészítése előtt általában tisztázni szükséges:
- a tervezett cégnevet,
- a vállalkozás tevékenységét,
- a székhelyet,
- a tulajdonosi arányokat,
- az ügyvezető személyét,
- a cég képviseletének módját.
Az alapítóknak és az ügyvezetőnek elő kell készíteniük személyazonosító okmányaikat, lakcímadataikat, valamint az eljáráshoz szükséges adóazonosító adatokat.
Ha a tulajdonos egy külföldi társaság, további dokumentumokra lehet szükség a vállalkozás létezésének, képviseleti jogosultságának és tulajdonosi struktúrájának igazolására.
A szükséges dokumentumok pontos körét az eljáró ügyvéd határozza meg.
Gyakorlati szempontból érdemes már az elején készíteni egy rövid és jól érthető üzleti bemutatkozást is.
Ebben célszerű bemutatni, hogy mit értékesít majd a társaság, kik lesznek az ügyfelei, mely országokkal üzletel, és körülbelül mekkora forgalomra számít.
Ezek az információk a magyar céges bankszámla megnyitásának előkészítésénél is hasznosak lehetnek.
Egy konkrét üzleti tevékenységleírás sokkal informatívabb, mint például a túl általános „kereskedelem és tanácsadás” megjelölés.
Egy informatikai tanácsadó, egy alkatrészimportőr és egy webáruház eltérő adminisztrációs és megfelelési követelményekkel találkozhat.
A tulajdonosi struktúrát célszerű még az alapítás előtt véglegesíteni
Az ügyvédi és a banki eljárás során célszerű ugyanazokkal az információkkal dolgozni.
Ha például eredetileg egyetlen magánszemély tulajdonossal készülnek el a dokumentumok, később azonban egy külföldi vállalkozás is bekerül a tulajdonosi struktúrába, új iratok és további ellenőrzések válhatnak szükségessé.
Ezért célszerű a tulajdonosi struktúrát még a társasági dokumentumok véglegesítése előtt kialakítani.
Külföldi céges tulajdonos esetén előre tisztázni kell azt is, hogy ki jogosult a társaság nevében aláírni, és milyen cégnyilvántartási dokumentum, társasági határozat vagy egyéb irat igazolja ezt.
Az iratok megfelelő előkészítése jelentősen csökkentheti a későbbi késedelmeket a magyar cégbejegyzés során.
Hogyan működik a távoli ügyvédi azonosítás és aláírás?
Távolról történő cégalapítás esetén az ügyvédnek ugyanúgy meg kell győződnie az ügyfél személyazonosságáról és arról, hogy az okiratban szereplő nyilatkozat valóban az ügyfél akaratát tükrözi.
A távazonosítás ezért nem egyszerűen egy videóhívást jelent.
Az alkalmazott megoldásnak meg kell felelnie a vonatkozó jogszabályi és szakmai követelményeknek.
Az azonosítás és az aláírás két külön lépés.
Megfelelő eljárás keretében egy korábban azonosított személy megfelelő kép- és hangátviteli rendszer segítségével aláírhat, illetve az ügyvéd előtt sajátjaként ismerheti el az okiraton szereplő aláírását.
A gyakorlatban az ügyvéd előre tájékoztatja az ügyfelet arról, milyen személyazonosító dokumentumokra, technikai feltételekre és aláírási sorrendre lesz szükség.
Stabil internetkapcsolat, megfelelő kamera és megfelelően megvilágított környezet javasolt.
Ha eredeti papíralapú dokumentumokra van szükség, számolni kell a postai vagy futárszolgálattal történő iratküldés idejével is.
Elektronikus aláírás esetén előzetesen ellenőrizni szükséges annak megfelelőségét és az ügyvédi eljárással való kompatibilitását.
Egy beszkennelt aláírás vagy e-mailben visszaküldött PDF önmagában nem feltétlenül helyettesíti az előírt aláírási eljárást.
Mit jelent a távoli cégalapítás a gyakorlatban?
Az alapító először általában megkapja a társasági dokumentumok tervezetét, ellenőrzi az adatokat, majd jelzi az esetleges módosításokat.
Különösen fontos ellenőrizni a tulajdonosi arányokat, a képviselet szabályait, az ügyvezető jogosultságait és a vagyoni hozzájárulás teljesítésének feltételeit.
Az aláírás előtt célszerű minden dokumentumot teljes egészében átnézni és megérteni.
Ha az alapító nem beszél magyarul, előzetesen rendezni kell azt is, milyen nyelven zajlik az egyeztetés, illetve hogyan biztosítható a dokumentumok megfelelő megértése.
A kétnyelvű dokumentumok megkönnyíthetik az eljárást, de egy idegen nyelvű változat önmagában nem old meg minden jogértelmezési kérdést.
A vállalkozás későbbi működésére hatással lévő bizonytalan pontokat még az aláírás előtt tisztázni kell.
Mikor szükséges fordítás, közjegyző vagy Apostille?
Külföldi cégalapítás esetén nem célszerű minden dokumentumot automatikusan közjegyzővel hitelesíttetni vagy Apostille tanúsítvánnyal ellátni.
Elsőként az eljáró ügyvéddel kell tisztázni, hogy az adott dokumentum milyen formában szükséges.
A hitelesítési követelmények függhetnek:
- a dokumentum típusától,
- a kiállítás országától,
- a magyarországi felhasználás módjától.
Külföldi közokirat esetében Apostille, diplomáciai felülhitelesítés vagy magyar fordítás is szükségessé válhat.
Nemzetközi egyezmények vagy speciális szabályok ugyanakkor bizonyos esetekben mentességet is biztosíthatnak.
A dokumentumok előzetes ellenőrzése ezért jelentős felesleges fordítási és hitelesítési költségektől kímélheti meg az alapítót.
Szükséges magyarországi székhely?
Igen. Magyar társaságnak rendelkeznie kell magyarországi székhellyel.
Ez azonban nem feltétlenül jelenti azt, hogy saját irodát kell bérelni.
Megfelelő feltételekkel professzionális székhelyszolgáltatás Magyarországon is igénybe vehető.
Ez különösen praktikus lehet olyan cégek számára, amelyek tulajdonosai és ügyvezetői tartósan külföldön élnek.
A székhely egyik fontos gyakorlati szerepe a hivatalos levelezés átvétele.
Érdemes előre meghatározni, hogyan történik a hivatalos levelek átvétele, az ügyvezető értesítése, a dokumentumok szkennelése és továbbítása.
A székhelyszolgáltatás ugyanakkor nem old meg minden működési kérdést.
Ha a vállalkozás raktárt, üzlethelyiséget, engedélyköteles telephelyet vagy más fizikai helyszínt igényel, ezekről külön kell gondoskodni.
Céges bankszámlanyitás Magyarországon
A céges bankszámlanyitást Magyarországon célszerű már a cégalapítás kezdeti szakaszában megtervezni.
A bank az ügyvédtől függetlenül saját ügyfél-átvilágítást végez.
Ennek során vizsgálhatja a társaságot, annak üzleti tevékenységét, képviseletét, tulajdonosi struktúráját és tényleges tulajdonosait.
A bank további információkat kérhet a pénzeszközök forrásáról és az üzleti kapcsolat céljáról is.
Az ügyvédi azonosítás nem helyettesíti automatikusan a bank által előírt azonosítást.
A bank többek között kérhet társasági dokumentumokat, aláírásmintát, az ügyvezetők és tulajdonosok személyazonosító okmányait, illetve a bankszámla feletti rendelkezésre jogosult személyek dokumentumait.
Külföldi ügyvezető vagy összetettebb tulajdonosi struktúra esetén különösen fontos előzetesen tisztázni, hogy kinek szükséges személyesen megjelennie a bankban.
Az online dokumentumfeltöltés vagy időpontfoglalás önmagában nem jelenti azt, hogy a teljes bankszámlanyitás távolról elvégezhető.
A számlanyitás elfogadásáról végső soron a bank dönt.
Mit érdemes a bankkal előre egyeztetni?
Mielőtt az alapító vagy az ügyvezető Magyarországra utazna, célszerű tisztázni többek között azt, hogy elegendő-e az ügyvezető jelenléte, szükséges-e a tulajdonos megjelenése, milyen külföldi dokumentumokat fogadnak el, szükség van-e hiteles fordításra, illetve hogyan azonosítják a személyesen meg nem jelenő tényleges tulajdonost.
Azt is érdemes előre megkérdezni, milyen iratokat lehet az időpont előtt benyújtani, és mikor állíthatók be az internetbanki jogosultságok.
Ha a vállalkozás például euróban és amerikai dollárban is fogadna bevételeket, ezt már az első egyeztetéskor célszerű jelezni.
Minden tulajdonosnak Magyarországra kell utaznia?
Nem feltétlenül.
A tulajdonos, az ügyvezető és a bankszámla felett rendelkezésre jogosult személy szerepe eltérhet egymástól.
Az, hogy valaki a társaság tulajdonosa, önmagában nem jelenti automatikusan azt, hogy személyesen kell eljárnia a bankban.
A megfelelő megoldás a társaság képviseleti szabályaitól és a bank követelményeitől függ.
Előfordulhat például, hogy a tulajdonos Európán kívül él és nem tud Magyarországra utazni, míg egy másik személy ügyvezetőként el tud jönni Budapestre.
Ha a társaság képviseleti rendje ezt lehetővé teszi, és a bank elfogadja a konstrukciót, az ügyvezető eljárhat a bankszámlanyitás során.
Ez azonban nem jelenti automatikusan azt, hogy a távol maradó tulajdonos internetbanki hozzáférést vagy rendelkezési jogot kap.
Tulajdonos, ügyvezető és meghatalmazott
A magyar Kft. alapítása előtt érdemes pontosan megérteni a különböző szerepköröket.
A tulajdonos a társasági részesedéséhez kapcsolódó jogokat gyakorolja.
Az ügyvezető a vállalkozás vezetéséért és képviseletéért felel.
Az ügyvezető lehet tulajdonos, de ez nem kötelező.
Egy üzleti partnernek tehát nem feltétlenül szükséges tulajdonrészt adni csak azért, mert ő lesz az ügyvezető.
A meghatalmazott ezzel szemben kizárólag a meghatalmazásban meghatározott ügyben és terjedelemben járhat el.
Egy banki ügyintézésre vonatkozó meghatalmazás önmagában nem teszi őt ügyvezetővé.
Kiválthatja-e a magyar bankszámlát egy külföldi fintech számla?
Egy külföldi IBAN vagy többdevizás üzleti számla praktikus lehet egy nemzetközileg működő vállalkozás számára.
Ez azonban önmagában nem feltétlenül igazolja a magyar belföldi pénzforgalmi számlára vonatkozó kötelezettség teljesítését.
Az eredeti anyagban hivatkozott szabály szerint a belföldi jogi személynek legalább egy belföldi pénzforgalmi számlával kell rendelkeznie.
Az első ilyen számlát az adószám közlésétől számított tizenöt napon belül kell megnyitni.
Ezért a szolgáltató és a konkrét számla jogi státuszát is ellenőrizni szükséges.
Mennyi a magyar Kft. minimális törzstőkéje?
A magyar Kft. minimális törzstőkéje 3 millió forint.
A külföldről történő cégalapítás ezt a követelményt nem szünteti meg.
A vagyoni hozzájárulás teljesítésének módját és időzítését a társaság létesítő okiratában kell meghatározni a jogszabályi kereteken belül.
A későbbi befizetés lehetősége nem jelenti azt, hogy a befizetési kötelezettség megszűnik.
Fontos különbséget tenni a törzstőke és a cégalapítás szolgáltatási költsége között is.
A törzstőke a társaság részére teljesített vagyoni hozzájárulás, nem az ügyvéd vagy szolgáltató díja.
A költségtervben ezért külön célszerű számolni a törzstőkével, jogi díjakkal, székhelyszolgáltatással, könyveléssel, fordítási és hitelesítési költségekkel, valamint az esetleges iratküldés díjával.
Könyvelés Magyarországon külföldi tulajdonos mellett
A könyvelés Magyarországon akkor is hatékonyan megszervezhető, ha a tulajdonosok és az ügyvezető külföldön élnek.
A számlák, bankkivonatok és egyéb bizonylatok digitálisan is továbbíthatók, a könyvelővel pedig online kapcsolat tartható.
A FirmaX Hungary könyvelési szolgáltatásai többek között a havi könyvelésre, adóbevallások elkészítésére és éves beszámoló elkészítésére is kiterjednek.
Már az együttműködés kezdetén érdemes pontosan meghatározni, ki tölti fel a számlákat és bankkivonatokat, ki figyeli a hivatalos elektronikus küldeményeket és ki biztosítja a bevallásokhoz szükséges adatokat.
A külföldről történő irányítás adózási következményeit is érdemes előzetesen áttekinteni.
Már az első számla kiállítása előtt tervezze meg a könyvelést
Érdemes előre végiggondolni a társaság egy tipikus üzleti hónapját.
Ha például a magyar cég külföldi ügyfélnek számláz, majd devizában kapja meg az ellenértéket, a könyvelőnek a számla mellett a kapcsolódó banki tranzakcióra és további információkra is szüksége lehet.
Az első számla kiállítása előtt célszerű tisztázni a vevő országát, azt, hogy vállalkozásról vagy magánszemélyről van-e szó, illetve milyen terméket vagy szolgáltatást értékesít a cég.
Ezek az adatok hatással lehetnek a számlázásra és az áfakezelésre.
Cégalapítás Magyarországon a FirmaX Hungary segítségével
A cégalapítás Magyarországon külföldről hatékonyan megszervezhető, ha a jogi eljárás, a cég képviselete, a bankszámlanyitás és a későbbi adminisztráció egymásra épül.
A folyamat számos eleme távolról is intézhető, beleértve az előzetes konzultációt, a társasági dokumentumok előkészítését, valamint megfelelő feltételek mellett az aláírást is.
A banki és bizonyos személyazonosítási követelményeket azonban külön szükséges megtervezni.
A FirmaX Hungary támogatja a külföldi vállalkozókat a magyarországi cégalapítás, a székhelyszolgáltatás, a banki előkészítés, valamint a későbbi könyvelés Magyarországon és kapcsolódó adminisztráció során.
