Crear una empresa en Hungría desde el extranjero: ¿qué se puede hacer online y cuándo es necesaria la presencia personal?
¿Vive en el extranjero y quiere crear una empresa en Hungría? Una de las primeras preguntas suele ser si es necesario viajar a Budapest para constituir la sociedad o si el proceso puede realizarse a distancia.
Esta cuestión es especialmente importante para empresarios que viven fuera de Europa, necesitan visado para viajar a Hungría o quieren establecer una sociedad con socios que residen en distintos países.
En muchos casos, la constitución de una empresa en Hungría desde el extranjero puede organizarse sin que el fundador tenga que viajar personalmente al país para el registro de la sociedad.
La preparación, la consulta con el abogado y, bajo determinadas condiciones, incluso la firma de los documentos societarios pueden realizarse a distancia.
Sin embargo, la apertura de una cuenta bancaria empresarial en Hungría es un procedimiento separado, con sus propios requisitos de identificación, diligencia debida y documentación.
Por este motivo, es recomendable planificar todo el proceso antes de iniciar la constitución.
Debe determinarse quién será el propietario, quién actuará como administrador o director gerente, quién representará legalmente a la sociedad, cómo se firmarán los documentos y bajo qué condiciones el banco seleccionado aceptará a la empresa como cliente.
Esta guía está dirigida principalmente a empresarios extranjeros que desean constituir una Kft. húngara, la forma habitual de sociedad de responsabilidad limitada en Hungría.
¿Puede un extranjero crear una empresa en Hungría?
Como regla general, tanto las personas físicas extranjeras como las empresas extranjeras pueden constituir y ser propietarias de una Kft. húngara.
Un extranjero puede incluso poseer el 100 % de las participaciones de la empresa.
La nacionalidad extranjera, por sí sola, no implica normalmente la obligación de incluir a un socio húngaro.
No obstante, durante la preparación es necesario comprobar si existen restricciones específicas relacionadas con la persona, la inversión o la actividad empresarial prevista.
También es importante diferenciar entre ser propietario de una sociedad y trabajar personalmente en Hungría.
La constitución de una empresa húngara no concede automáticamente al propietario un permiso de residencia ni un derecho a trabajar en Hungría.
Si el socio pretende posteriormente trasladarse a Hungría, ejercer como administrador o trabajar personalmente para la sociedad, deberán analizarse por separado las correspondientes condiciones migratorias y laborales.
¿Qué información se necesita para constituir una empresa en Hungría?
Una constitución de empresa en Hungría eficiente comienza con una preparación precisa.
Antes de preparar los documentos de constitución normalmente deben definirse:
- el nombre previsto de la empresa,
- las actividades empresariales,
- el domicilio social,
- los porcentajes de participación,
- la identidad del administrador o director gerente,
- la forma de representación de la sociedad.
Los fundadores y el administrador deben preparar sus documentos de identidad, datos de domicilio y la información fiscal requerida para el procedimiento.
Si el socio es una empresa extranjera, pueden ser necesarios documentos adicionales que acrediten la existencia de esa sociedad, sus representantes autorizados y su estructura de propiedad.
El abogado responsable de la constitución determinará exactamente qué documentación debe presentarse.
Desde un punto de vista práctico, también es recomendable preparar una breve descripción del modelo de negocio.
Conviene explicar qué venderá la empresa, quiénes serán sus clientes, con qué países tendrá relaciones comerciales y qué nivel aproximado de facturación espera alcanzar.
Esta información también puede ser útil durante la preparación para abrir una cuenta bancaria corporativa en Hungría.
Una descripción concreta de la actividad es normalmente más útil que expresiones generales como «comercio y consultoría».
Una empresa de consultoría informática, un importador de componentes y una tienda online pueden tener obligaciones administrativas diferentes.
Definir la estructura de propiedad antes de la constitución
Es recomendable utilizar información coherente durante todo el procedimiento jurídico y bancario.
Si inicialmente se preparan los documentos para un único socio persona física y posteriormente se incorpora una sociedad extranjera como propietaria, pueden ser necesarios nuevos documentos y verificaciones adicionales.
Por ello, es preferible definir la estructura de propiedad antes de finalizar los documentos societarios.
Si el socio será una empresa extranjera, también debe determinarse con antelación quién está autorizado para firmar en su nombre y qué certificado registral, resolución corporativa u otro documento demuestra dicha facultad.
Una buena preparación puede ayudar a evitar retrasos durante el registro de una empresa en Hungría.
¿Cómo funciona la identificación y firma a distancia?
Incluso durante una constitución de empresa en Hungría a distancia, el abogado debe verificar la identidad del cliente y confirmar que las declaraciones incluidas en los documentos reflejan realmente su voluntad.
Por tanto, la identificación remota no consiste simplemente en realizar una videollamada.
El procedimiento utilizado debe cumplir los requisitos legales y profesionales aplicables.
La identificación y la firma son dos pasos diferentes.
Con el procedimiento adecuado, una persona previamente identificada puede firmar o reconocer su firma ante el abogado utilizando un sistema apropiado de transmisión y grabación de audio y vídeo.
En la práctica, el abogado explicará de antemano qué documentos de identidad, requisitos técnicos y procedimiento de firma serán necesarios.
Si se requieren documentos originales en papel, también debe tenerse en cuenta el tiempo necesario para enviarlos por correo o mensajería.
Una firma escaneada o un PDF enviado por correo electrónico no sustituye automáticamente el procedimiento legal requerido.
¿Qué significa la constitución remota en la práctica?
Normalmente, el fundador recibe primero los borradores de los documentos societarios, revisa los datos y solicita las modificaciones necesarias.
Debe prestarse especial atención a los porcentajes de propiedad, las reglas de representación, las facultades del administrador y las condiciones de aportación del capital.
Antes de firmar, todas las partes deberían comprender completamente los documentos definitivos.
Si el fundador no habla húngaro, debe acordarse también el idioma de las consultas y la forma en que se garantizará la correcta comprensión de la documentación.
Los documentos bilingües pueden facilitar el procedimiento, pero una traducción por sí sola no resuelve necesariamente todas las cuestiones de interpretación jurídica.
¿Cuándo se necesita traducción, notario o Apostilla?
Al constituir una empresa desde el extranjero, no es recomendable notarizar o apostillar automáticamente todos los documentos.
Primero debe consultarse con el abogado qué forma concreta se requiere para cada documento.
Los requisitos pueden depender del tipo de documento, el país de expedición y la forma en que vaya a utilizarse en Hungría.
Los documentos públicos extranjeros pueden requerir una Apostilla, legalización diplomática o traducción al húngaro.
Sin embargo, determinados convenios internacionales o reglas especiales pueden establecer excepciones.
Una revisión previa de los documentos puede evitar costes innecesarios de traducción, autenticación y legalización.
¿Una empresa húngara necesita domicilio social en Hungría?
Sí. Toda sociedad húngara debe disponer de un domicilio social en Hungría.
Esto no significa necesariamente que deba alquilar una oficina propia.
Dependiendo de las circunstancias, puede utilizarse un servicio profesional de domicilio social en Hungría.
Esta solución puede ser especialmente práctica para sociedades cuyos propietarios y administradores viven permanentemente en el extranjero.
El domicilio social también cumple una función importante en la recepción de correspondencia oficial.
Es recomendable establecer de antemano cómo se recibirán las cartas, cómo se notificará al administrador y cómo se escanearán y reenviarán los documentos.
Sin embargo, un servicio de domicilio social no resuelve todas las necesidades operativas.
Si la actividad requiere un almacén, establecimiento comercial, local autorizado u otra ubicación física, deberá organizarse por separado.
Apertura de una cuenta bancaria empresarial en Hungría
La apertura de una cuenta bancaria empresarial en Hungría debería planificarse desde el inicio del proceso de constitución.
El banco realiza su propio procedimiento de diligencia debida, independientemente del abogado.
Puede analizar la sociedad, sus actividades, sus representantes, su estructura de propiedad y sus beneficiarios efectivos.
También puede solicitar información sobre el origen de los fondos y la finalidad de la relación bancaria.
La identificación realizada por el abogado no sustituye automáticamente los requisitos del banco.
Entre otros documentos, el banco puede solicitar documentos societarios, muestras de firma, documentos de identidad de administradores y propietarios, así como información sobre las personas autorizadas para utilizar la cuenta.
Cuando el administrador es extranjero o existe una estructura de propiedad internacional más compleja, es especialmente importante confirmar con antelación quién debe comparecer personalmente.
La posibilidad de presentar documentos o reservar una cita online no significa que todo el procedimiento pueda completarse de forma remota.
La decisión final sobre la aceptación del cliente y la apertura de la cuenta corresponde al banco.
¿Qué debe consultarse con el banco antes de viajar?
Antes de organizar un viaje a Hungría, conviene confirmar si es suficiente la presencia del administrador, si el socio también debe comparecer, qué documentos extranjeros son aceptados, si se requieren traducciones certificadas y cómo se verificará a un beneficiario efectivo que no esté presente.
También es recomendable preguntar qué documentos pueden enviarse con antelación y cuándo pueden configurarse los accesos y autorizaciones de banca online.
Si la empresa espera recibir pagos en diferentes monedas, por ejemplo euros y dólares estadounidenses, debería comunicarlo al banco desde la primera consulta.
¿Todos los socios tienen que viajar a Hungría?
No necesariamente.
El socio, el administrador y la persona autorizada para operar la cuenta bancaria pueden ser personas diferentes.
Ser propietario de una empresa no significa automáticamente que la persona tenga que acudir personalmente al banco.
Por ejemplo, el propietario puede vivir fuera de Europa y no poder viajar, mientras que otro administrador sí puede desplazarse a Budapest.
Si las reglas de representación de la sociedad lo permiten y el banco acepta la estructura, el administrador podría encargarse de la apertura de la cuenta.
Esto no significa que el socio ausente reciba automáticamente acceso a la banca online o autorización para operar la cuenta.
Socio, administrador y representante autorizado
Quien quiera crear una Kft. en Hungría debe diferenciar claramente estas funciones.
El socio ejerce los derechos vinculados a su participación en la sociedad.
El administrador o director gerente se ocupa de la gestión y representación de la empresa.
Puede ser socio, pero no es obligatorio.
Por ello, no es necesario conceder participaciones a un socio comercial únicamente para que pueda ejercer como administrador.
Un representante autorizado, en cambio, solo puede actuar dentro del alcance concreto de un poder.
Un poder para determinados trámites bancarios no convierte automáticamente a esa persona en administrador de la empresa.
¿Puede una cuenta fintech extranjera sustituir una cuenta bancaria húngara?
Una cuenta empresarial extranjera con IBAN o una cuenta multidivisa puede ser muy útil para una empresa internacional.
Sin embargo, no demuestra automáticamente el cumplimiento de las obligaciones húngaras relacionadas con una cuenta de pagos nacional.
Según la norma mencionada en el texto de referencia, una persona jurídica domiciliada en Hungría debe disponer de al menos una cuenta de pagos nacional.
La primera cuenta debe abrirse dentro de los quince días siguientes a la comunicación del número fiscal.
Por ello, debe comprobarse tanto la situación jurídica del proveedor financiero como la naturaleza jurídica de la cuenta concreta.
¿Cuál es el capital social mínimo de una Kft. húngara?
El capital social mínimo de una Kft. húngara es de 3 millones de HUF.
La constitución desde el extranjero no elimina este requisito.
La forma y el calendario de la aportación de capital deben establecerse en los documentos societarios dentro del marco legal aplicable.
La posibilidad de realizar la aportación posteriormente no significa que desaparezca la obligación de pago.
También es importante diferenciar el capital social de los honorarios por la constitución de la empresa.
El capital social se aporta a la sociedad; no es el precio pagado al abogado o al proveedor de servicios.
Por ello, el presupuesto inicial debería incluir por separado el capital social, los honorarios legales, el domicilio social, la contabilidad, las traducciones, las autenticaciones y los posibles costes de mensajería.
Contabilidad en Hungría para empresas con propietarios extranjeros
La contabilidad en Hungría puede organizarse de forma eficiente incluso cuando los propietarios y administradores viven en el extranjero.
Las facturas, extractos bancarios y otros documentos pueden enviarse digitalmente, mientras que la comunicación con el contable puede realizarse online.
Los servicios contables de FirmaX Hungary incluyen, entre otros, contabilidad mensual, declaraciones fiscales y preparación de las cuentas anuales.
Desde el inicio debe quedar claro quién cargará las facturas y extractos bancarios, quién supervisará la correspondencia electrónica oficial y quién proporcionará la información necesaria para las declaraciones fiscales.
También es recomendable revisar las posibles consecuencias fiscales de dirigir una empresa húngara desde el extranjero.
Planificar la contabilidad antes de emitir la primera factura
Antes de emitir la primera factura conviene conocer el país del cliente, determinar si se trata de una empresa o una persona física e identificar exactamente qué producto o servicio se está vendiendo.
Estos factores pueden influir en la facturación y en el tratamiento del IVA.
Si la empresa recibe pagos en moneda extranjera, el contable puede necesitar, además de la factura, información sobre la operación bancaria y otros datos relacionados con la transacción.
Crear una empresa en Hungría con FirmaX Hungary
La constitución de una empresa en Hungría desde el extranjero puede organizarse de forma eficiente cuando la constitución jurídica, la representación, la apertura de la cuenta bancaria y la administración posterior se planifican como partes de un mismo proceso.
Muchos pasos pueden realizarse a distancia, incluida la consulta inicial, la preparación de los documentos societarios y, bajo determinadas condiciones, la firma.
Sin embargo, los requisitos bancarios y determinados procedimientos de identificación deben planificarse por separado.
FirmaX Hungary ayuda a empresarios internacionales con la creación de empresas en Hungría, servicios de domicilio social, preparación de la relación bancaria y posterior contabilidad en Hungría.
